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1、什么是企业办公自动化系统(企业OA)

办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

企业办公自动化系统(企业OA)是企业应用软件体系的重要组成部分。

企业OA系统，顾名思义，就是主要面向企业级的办公应用软件系统。它不是象MS Office一样的桌面(个人)办公系统，而是主要着眼于企业的工作人员间的协同工作。

对于一个企业而言，不仅包括具体的生产、销售、采购过程，也不仅包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业的日常办公、协作提供支撑的平台。

要更准确地理解企业办公自动化系统(企业OA)，可以借助于分析它与其他相关概念的区别：

企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与政务OA的差异　
　　
企业办公自动化系统(企业OA)与政务OA同为办公自动化系统，从技术上是一致的，从功能上也有很强的相似性。但由于应用领域、对象不同，两者也有着非常显著的差异。

从功能上讲，政务OA应该说是以公文为核心的。流程是围绕着公文运转服务的。这是与政府部门的工作特点相一致的。而企业OA则是以工作流为核心，以协同工作和知识管理为重点，公文只是其中一个平行的一项应用。

从特性上讲，政务OA更注重处理过程严格遵照政府部门的标准规范。而企业OA则随着每个企业的特点更注重从实际出发，更注重强调通过OA系统的实施改进企业流程。

从目标上讲，政务OA同样以提高效率和对日常工作进行更加有效的管理为目标。而企业OA除此之外更加看重加强企业的快速反应能力，增强知识共享与管理，从而提升企业在激烈的市场中的竞争能力。从这个意义上讲，企业OA不仅是作为一个工具来应用，而更重要的是作为企业增强盈利能力的一个重要手段。这才是企业OA与政务OA的最本质的区别。
企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与ERP等系统的差异

　　企业办公自动化系统(企业OA)与ERP、SCM、CRM等系统都是企业应用软件系统的重要组成部分，都为提升企业信息化水平、增强企业竞争力起着重要作用。但它们之间也存在着显著的差异。
　　最基本的，就是它们功能不同。企业办公自动化系统(企业OA)着眼于协同工作、公文处理、文档管理、行政办公等。ERP着眼于企业的销售、采购、生产、库存、财务等过程及资源控制与计划，SCM着眼于与上下游的衔接，CRM着眼于客户关系的管理，等等。

　　更主要的，是它们的目标不同。可以说，ERP、SCM、CRM等系统更着重于企业的具体业务过程运作，而企业办公自动化系统(企业OA)更着重于企业的管理过程。前者是通过优化业务过程的效率来提高生产效率、提高资金使用效率、加强对财、物的管理等等，后者则是通过优化管理过程来提高企业的日常办公与决策效率、提高企业反应速度、决策能力、加强管理过程的规范性。
企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与桌面办公软件的差异
企业办公自动化系统(企业OA)从名称上讲与办公软件有相近之处，从概念上讲象MS Office等桌面办公软件也是办公自动化的组成部分。但从企业办公自动化系统(企业OA)的典型概念上，与桌面办公软件有着很大的差异。
　　桌面办公软件应该说也是一种重要的办公自动化工具。但它们主要解决的是个人办公，面向的是个人工作效率的提高。虽然目前桌面办公软件也逐渐有一些协同工作的功能，但都还是简单的协作，而无法面向企业级的、复杂的工作流程与协同工作。

而企业办公自动化系统(企业OA)则主要面向的是企业整体办公效率的提高，其重点在于对跨岗位、跨部门的流程进行电子化处理，提高协同工作的效率与规范性，加强各部门间的知识共享，提高整体办公效率等等

企业办公自动化系统(企业OA)通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。

企业办公自动化系统(企业OA)经历了数代发展，目前形成了以工作流技术为核心、以B/S应用模式为主流、多种支撑平台并存的技术方向。

2、IT业界名词解释：办公自动化

虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。　　办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet 上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。

目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：

起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。
已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。
已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

3、办公自动化的发展

从办公自动化的发展来看，办公自动化可以说经历了几个主要的阶段：

第一阶段是以Lotus 1-2-3、WPS、MS Office软件等为代表的个人桌面办公的时代，实现了由手工到电脑的转变。

第二阶段是以Lotus Notes（后来的IBM Domino）为代表，以及后来逐渐应用的MS Exchange及各种e-mail系统为代表的时代，即群件及e-mail的时代。它实现了交流与共享，也出现了基本的流程管理。

第三阶段是以B/S应用模式为代表的OA系统时代。在这一阶段普遍出现了较为成熟的系统。在技术上Domino平台在延续其生命力，但J2EE及.NET平台开始占据优势。在应用上工作流（可配置的流程管理）逐渐成为标准。同时，也出现了知识管理等应用。可以讲这一阶段是一个功能应用逐步成熟的时代。

第四阶段是以协同为核心的时代。应该说它的范畴已经不局限于传统的OA，而是传统OA的新的扩展与发扬。但我们仍然可以把它划入OA的领域。这一阶段的特点是，工作流、知识管理、门户技术全面成熟应用，行政办公与业务办公一体化，由原来孤立的功能应用发展为跨功能的全面信息与流程整合。

以上是从OA的发展阶段来理解什么是OA。应该说不同时代办公自动化有不同的含义，而且这些阶段并不是截然分开，而是渐进发展的。今天我们理解的办公自动化，应该是企业（组织）内外部与办公相关功能的全面集成的一个协同工作平台。

4、OA与知识管理的关系

知识管理（KM）和OA的关系，简单来说：这是大概念和小概念的关系。OA只不过是KM中的一小部分。OA更加关注于流程的处理以及文档的管理，但是KM更多地关注于整个知识环路的全部过程。

KM是将各种信息，经过传递、加工、整理，而升华为知识。目前大家都将文档管理称为知识管理，这是非常错误的。OA软件也绝对不是KM。

真正的KM应该包括以下几个部分：OA、门户、e－learning、实时通讯、现实通讯等几个主要内容。但是，KM更多的是一种概念，而OA则更多的是一种应用。两者实在不应该混为一谈。

现在很多OA拿着文档管理就叫知识管理,?如果是这样的KM----那就是OA中的一部分而已。如果要把KM理解成知识的挖掘/引进,收集,保存,共享的全过程,?那么不光OA了,?ERP/PDM很多都和它有交集

知识管理要说大可以比任何系统大，要说小有可能就一文不值，关键还是看我们怎么样的应用，事实上也没有跟ERP等管理软件比较的地方，而应该是集成的使用，才能体现其价值。

应用KM的结果是希望能为每个企业的日常运作增添更有效的信息，如与ERP的整合，能从中提取到非常有利益的资料，对于以后的分析提供更好的工具。