| 系统分析系统分析的主要任务是将在系统详细调查中所得到的文档资料集中到一起,对组织内部整体管理状况和信息处理过程进行分析。它侧重于从业务全过程的角度进行分析。分析的主要内容是:业务和数据的流程是否通畅,是否合理;数据、业务过程和实现管理功能之间的关系;老系统管理模式改革和新系统管理方法的实现是否具有可行性等等。系统分析的目的是将用户的需求及其解决方法确定下来,这些需要确定的结果包括:开发者关于现有组织管理状况的了解;用户对信息系统功能的需求;数据和业务流程;管理功能和管理数据指标体系;新系统拟改动和新增的管理模型等等。系统分析所确定的内容是今后系统设计、系统实现的基础。
系统分析过程分两步,首先应将业务或数据流程弄清楚,然后再提出新系统拟采用的方案(保留原方法、局部修改原方法或采用全新的方法等)
需求分析
组织结构与功能分析
业务流程分析
数据与数据流程分析
功能/数据分析
新系统逻辑方案的建立
1。需求分析
需求分析需求分析是系统开发工作中最重要的环节之一,实事求是地全面调查是分析与设计的基础,也就是说这一步工作的质量对于整个开发工作的成败来说都是决定性的。同时需求分析工作量很大,所涉及的业务和人、数据、信息都非常多。所以如何科学地组织和适当地着手展开这项工作是非常重要的。
1.1需求分析方法
所谓需求分析实际上就是对对象进行系统调查。在系统调查过程中应始终坚持正确的方法,以确保调查工作客观性、正确性。系统调查的工作应该遵循如下几点。
(l)自顶向下全面展开、系统调查工作应严格按照自顶向下的系统化观点全面展开。首先从组织管理工作的最顶层开始,然后再调查为确保最顶层工作的完成下一层(第二层)的管理工作支持。完成了这二层的调查后,再深入一步调查为确保第二层管理工作的完成下一层(第三层)的管理工作支持。依此类推,直至摸清组织的全部管理工作。这样做的目的是使调查者既不会被组织内部庞大的管理机构搞得不知所措、无从下手,又不会因调查工作量太大而顾此失彼。
(2)弄清它存在的道理再分析有无改进的可能性
组织内部的每一个管理部门和每一项管理工作都是根据组织的具体情况和管理需要而设置的。我们调查工作的目的正是要搞清这些管理工作存在的道理、环境条件以及工作的详细过程,然后再通过系统分析讨论其在新的信息系统支持下有无优化的可行性。所以我们在系统调查时最好是保持头脑冷静和敞开,实实在在地搞清现实工作和它所在的环境条件。如果调查前脑子里已经有了许多的“改革”或“合理化”设想,那么这些设想势必会先入为主,妨碍你接收调查的现实情况信息。这样往往会造成还未接触实质问题,就感觉到这也不合理,那也不合理,以至无法客观的了解实际问题。
(3)工程化的工作方式
对于任何一个工业企业来说,其内部的管理机构都是庞大的,这就给调查工作带来了一定的困难。对于一个大型系统的调查一般都是多个系统分析人员共同完成的,按工程化的方法组织调查是可以避免调查工作中一些可能出现的问题。所谓工程化的方法就是将工作中的每一步工作事先都计划好,对多个人的工作方法和调查所用的表格、图例都统一规范化处理,以使群体之间都能相互沟通,协调工作。另外所有规范化调查结果(如表格、问题图、所收集的报表等)都应整理后归档,以便进一步工作的使用。
(4)全面铺开与重点调查结合
如果是开发整个组织的MIS,开展全面的调查工作是当然的。如果我们近期内只需开展组织内部某一局部的信息系统,这就必须坚持全面铺开与重点调查相结合的方法。即自顶向下全面展开,但每次都只侧重于与局部相关的分支。例如我们只要开发企业生产作业计划部分,调查工作也必须是从组织管理的顶层开始,先了解总经理或厂长的工作,公司或工厂管理委员会的分工,下设各个部的主要工作,企业年度综合计划的制定过程以及所涉及的部门和信息,然后略去其它无关部门的具体业务调查,而将工作重点放在生产部的计划调度处和物资供应处的具体业务上,如图201所示。
(5)主动沟通和亲和友善的工作方式
系统调查是一项涉及组织内部管理工作的各个方面,涉及各种不同类型的人。故调查者主动地与被调查者在业务上的沟通是十分重要的。创造出一种积极、主动友善的工作环境和人际关系是调查工作顺利开发的基础,一个好的人际关系可能导致调查和系统号开发工作事半功倍,反之则有可能根本进行不下去。但是这项工作说起来容易,做起来却很难。它对开发者有主观上积极主动和行为心理方面的要求。
2 组织结构与功能分析
组织结构与功能分析是整个系统分析工作中最简单的一环。组织结构与功能分析主要有三部分内容:组织结构分析、业务过程与组织结构之间的联系分析、业务功能一览表。其中组织结构分析通常是通过组织结构图来实现的,是将调查中所了解的组织结构具体地描绘在图上,作为后续分析和设计之参考。业务过程与组织结构联系分析通常是通过业务与组织关系图来实现的,是利用系统调查中所掌握的资料着重反映管理业务过程与组织结构之间的关系,它是后续分析和设计新系统的基础。业务功能一览表是把组织内部各项管理业务功能都用一张表的方式罗列出来,它是今后进行功能/数据分析、确定新系统拟实现的管理功能和分析建立管理数据指标体系的基础。
2.1组织结构图
组织结构图是一张反映组织内部之间隶属关系的树状结构图,见图202。在绘制组织结构图时应注意,除后勤(如食堂、修缮、医务室、幼儿园、小学等)与企业生产、经营、管理环节无直接关系的部门外,其它部门一定要反映全面、准确。为了表明企业的运行过程,我们往往也画出企业物流和管理组织关系图,见图203。
2.2 组织/业务关系分析
组织结构图反映了组织内部和上下级关系。但是对于组织内部各部分之间的联系程度,组织各部分的主要业务职能和它们在业务过程中所承担的工作等等却不能反映出来。这将会给后续的业务、数据流程分析和过程/数据分析等等带来困难。为了弥补这方面的不足,通常增设组织/业务关系图来反映组织各部分在承担业务时的关系,见图204。我们以组织/业务关系图中的横向表示各组织名称,纵向表示业务过程名,中间栏填写组织在执行业务过程中的作用。
图中:
“*"表示该项业务是对应组织的主要业务(即主持工作的单位);
“×"表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位;
“√"表示该单位是该项业务的相关单位(或称有关单位);
空格:表示该单位与对应业务无关。
2.3 业务功能一览表
在组织中,常常有这种情况,组织的各个部分并不能完整地反映该部分所包含的所有业务。因为在实际工作中,组织的划分或组织名称的取定往往是根据最初同类业务人员的集合而定的。随着生产的发展,生产规模的扩大和管理水平的提高,组织的某些部分业务范围越来越大,功能也越分越细,由原来单一的业务派生出许多业务。这些业务在同一组织中由不同的业务人员分管,其工作性质已经逐步有了变化。当这种变化发展到一定的程度时,就要引起组织本身的变化,裂变出一个新的、专业化的组织,由它来完成某一类特定的业务功能。如最早的质量检验工作就是由生产科、成品库和生产车间各自交叉分管的,后来由于产品激烈的市场竞争和管理的需要,这时质量检验科产生了。对于这类变化,我们事先是无法全部考虑到的,但对于其功能是可以发现的。
3 业务流程分析
在对系统的组织结构和功能进行分析时,需从一个实际业务流程的角度将系统调查中有关该业务流程的资料都串起来作进一步的分析。业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程,发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏,修改和删除原系统的不合理部分,在新系统基础上优化业务处理流程。
前面已经将业务功能一一理出,而业务流程分析则是在业务功能的基础上将其细化,利用系统调查的资料将业务处理过程中的每一个步骤用一个完整的图形将其串起来。在绘制业务流程图的过程中发现问题,分析不足,优化业务处理过程。所以说绘制业务流程图是分析业务流程的重要步骤。
业务流程图(transaction flow diagram,简称TFD),就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制。换句话说,就是一“本”用图形方式来反映实际业务处理过程的“流水账”。绘制出这本“流水账”对于开发者理顺和优化业务过程是很有帮助的。
有关业务流程图的画法,目前尚不太统一。但若仔细分析就会发现它们都是大同小异,只是在一些具体的规定和所用的图形符号方面有些不同,而在准确明了地反映业务流程方面是非常一致的。
业务流程图是一种用尽可能少、尽可能简单的方法来描述业务处理过程的方法。由于它的符号简单明了,所以非常易于阅读和理解业务流程。但它的不足是对于一些专业性较强的业务处理细节缺乏足够的表现手段,它比较适用于反映事务处理类型的业务过程。
(1)基本符号
业务流程图的基本图形符号非常简单,只有6个。有关6个符号的内部解释则可直接用文字标于图内。这6个符号所代表的内容与信息系统最基本的处理功能一一对应。如在图18.6中，圆圈表示业务处理单位；方框表示业务处理内容;报表符号表示输出信息(报表、报告、文件、图形等)；不封口的方框表示存储文件;卡片符号表示收集资料;矢量连线表示业务过程联系。
(2)绘制举例
业务流程图的绘制是根据系统调查表中所得到的资料和问卷调查的结果,按业务实际处理过程将它们绘制在同一张图上。例如,某个业务的流程可被表示成图18.7的形式。
4.数据与数据流程分析
数据是信息的载体,是今后系统要处理的主要对象。因此必须对系统调查中所收集的数据以及统计和处理数据的过程进行分析和整理。如果有没弄清楚的问题,应立刻返回去弄清楚它。如果发现有数据不全,采集过程不合理,处理过程不畅,数据分析不深入等问题,应在本分析过程中研究解决。数据与数据流程分析是今后建立数据库系统和设计功能模块处理过程的基础。
4.1 调查数据的汇总分析
在系统调查中我们曾收集了大量的数据载体(如报表、统计表文件格式等)和数据调查表,这些原始资料基本上是由每个调查人员按组织结构或业务过程收集的,它们往往只是局部地反映了某项管理业务对数据的需求和现有的数据管理状况。对于这些数据资料必须加以汇总、整理和分析,使之协调一致,为以后在分布式数据库内各子系统充分的调用和共享数据资料奠定基础。调查数据汇总分析的主要任务首先是将系统调查所得到的数据分为如下三类:
①本系统输入数据类(主要指报来的报表),即今后下级子系统或网络要传递的内容。
②本系统内要存储的数据类(主要指各种台账、账单和记录文件),它们是今后本系统数据库要存储的主要内容。
③本系统产生的数据类(主要指系统运行所产生的各类报表),它们是今后本系统输出和网络传递的主要内容。然后再对每一
类数据进行如下三项分析:
① 汇总并检查数据有无遗漏。
② 数据分析,即检查数据的匹配情况。
③ 建立统一的数据字典。
(1)数据汇总
数据汇总是一项较为繁杂的工作,为使数据汇总能顺利进行,通常将它分为如下几步：
①将系统调查中所收集到的数据资料,按业务过程进行分类编码,按处理过程的顺序排放在一起。
②按业务过程自顶向下地对数据项进行整理。
例如,对于成本管理业务,应从最终成本报表开始，检查报表中每一栏数据的来源,然后检查该数据来源的来源，……，一直查到最终原始统计数据（如生产统计、成本消耗统计、产品统计、销售统计、库存统计等）或原始财务数据(如单据、凭证等)。
③将所有原始数据和最终输出数据分类整理出来。
原始数据是以后确定关系数据库基本表的主要内容，而最终输出数据则是反映管理业务所需求的主要数据指标。这两类数据对于后续工作来说是非常重要的,所以将它们单独列出来。
④确定数据的字长和精度。
根据系统调查中用户对数据的满意程度以及今后预计该业务可能的发展规模统一确定数据的字长和精度。对数字型数据来说它包括:数据的正、负号，小数点前后的位数，取值范围等等;对字符型数据来说只需确定它的最大字长和是否需要中文。
(2)数据分析
数据的汇总只是从某项业务的角度对数据进行了分类整理,还不能确定收集数据的具体形式以及整体数据的完备程度、一致程度和无冗余的程度。因此还需对这些数据作进一步的分析。分析的方法可借用BSP方法中所提倡的U/C矩阵来进行。U/C矩阵本质是一种聚类方法，它可以用于过程/数据、功能/组织、功能/数据等各种分析中。这里我们只是借用它来进行数据分析。
①U/C矩阵。U/C矩阵是通过一个普通的二维表来分析汇总数据。通常将表的纵坐标栏目定义为数据类变量(X),横坐标栏目定义为业务过程类变量（Y）（如图208），将数据与业务之间的关系（即X与Y之间的关系）用使用（U，use）和建立（C，create）来表示，那么将上一步数据汇总的内容填于表内就构成了所谓的U/C矩阵。
②数据正确性分析
在建立了U/C矩阵之后就要对数据进行分析,其基本原则就是“数据守恒原理”(principle of data conservation),即数据必定有一个产生的源,而且必定有一个或多个用途(在后面2.5节中我们还将细分为完备性、一致性和无冗余性三条检验规则)。具体落实到对图209的分析中则可概括为如下几点:
·原则上每一个列只能有一个C 如果没有C,则可能是数据收集时有错;如果有多个C,则有两种可能性:其一是数据汇总有错,误将其它几处引用数据的地方认为是数据源;其二数据栏是一大类数据的总称,如果是这样应将其细划。
·每一列至少有一个U 如果没有U,则一定是调查数据或建立U/C阵时有误。
·不能出现空行或空列如果出现有空行或空列,则可能是下列两种情况:其一,数据项或业务过程的划分是多余的;其二,在调查或建U/C阵过程中漏掉了他们之间的数据联系。
③数据项特征分析
·数据的类型以及精度和字长这是建库和分析处理所必须要求确定的。
·合理取值范围这是输入、校对和审核所必须的。
·数据量 即单位时间内(如天、月、年)的业务量、使用频率、存储和保留的时间周期等等。这是在网上分布数据资源和确定设备存储容量的基础。
·所涉及业务,即图18.8中每一行有U或C的列号(业务过程)。
4.2 数据流程分析
有关数据分析的最后一步就是对数据流程的分析。即把数据在组织(或原系统)内部的流动情况抽象地独立出来,舍去了具体组织机构、信息载体、处理工作、物资、材料等,单从数据流动过程来考查实际业务的数据处理模式。数据流程分析主要包括对信息的流动、传递、处理、存储等的分析。数据流程分析的目的就是要发现和解决数据流通中的问题。这些问题有:数据流程不畅,前后数据不匹配,数据处理过程不合理等等。问题产生的原因有的是属于原系统管理混乱,数据处理流程本身有问题,有的也可能是我们调查了解数据流程有误或作图有误。总之这些问题都应该尽量地暴露并加以解决。一个通畅的数据流程是今后新系统用以实现这个业务处理过程的基础。
现有的数据流程分析多是通过分层的数据流程图(data flow diagram,简称DFD)来实现的。其具体的做法是:按业务流程图理出的业务流程顺序,将相应调查过程中所掌握的数据处理过程,绘制成一套完整的数据流程图,一边整理绘图,一边核对相应的数据和报表、模型等。如果有问题,则定会在这个绘图和整理过程中暴露无疑。
(1) 基本图例符号
常见的数据流程图有两种,一种是以方框、连线及其变形为基本图例符号来表示数据流动过程,另一种是以圆圈及连接弧线作为其基本符号来表示数据流动过程。这两种方法实际表示一个数据流程的时候,大同小异,但是针对不同的数据处理流程却各有特点。故在此我们介绍其中一种方法,以便读者在实际工作中根据实际情况选用。
(2) 方框图图形符号
方框图的图例符号及基本用法如下:
·外部实体 外部实体用一个小方框并外加一个立体轮廓线表示(如图209),在小方框中用文字注明外部实体的编码属性和名称。如果该外部实体还出现在其它数据流程中,则可在小方框的右下角划一斜线,标出相对应的数据流程图编号。
·数据流动 数据流动用直线、箭头加文字说明组成,例如销售报告送销售管理人员,库存数据送盘点处理等,详见图2010
·数据处理 数据处理用圆角小方框来表示。方框内必须表示清楚三方面的信息:一是综合反映数据流程、业务过程及本处理过程的编号;二是处理过程文字描述;三是该处理过程的进一步详细说明。因为处理过程一般比前几种图例所代表的内容要复杂得多,故必须在它的下方再加上一个信息-一注释,用它来指出进一步详细说明具体处理过程的图号。
·数据库储 即是对数据记录文件的读写处理,一般用一个右边不封口的长方形来表示。同上述图例符号一样，它也必须表明数据文件的标识编码和文件名称两部分信息（如图2011所示）
② 由于实际数据处理过程常常比较繁杂,故应该按照系统的观点,自顶向下地分层展开绘制。即先将比较繁杂的处理过程(不管有多大)当成一个整体处理块来看待(如图18.11中的一个处理过程,俗称“黑匣子”)，然后绘出周围实体与这个整体块的数据联系过程;然后再进一步将这个块展开。如果内部还涉及到若干个比较复杂的数据处理部分的话,又将这些部分分别视为几个小“黑匣子”，同样先不管其内部,而只分析它们之间的数据联系,这样反复下去,依此类推,直至最终搞清了所有的问题为止。也有人将这个过程比喻为使黑匣子逐渐变“灰”，直到“半透明”和“完全透明”的分析过程。
5 功能/数据分析
在对实际系统的业务流程、管理功能、数据流程以及数据分析都作了详细的了解和形式化的描述以后,就可在此基础上进行系统化的分析,以便整体地考虑新系统的功能子系统和数据资源的合理分布。进行这种分析的有力工具之一就是功能/数据分析。
功能/数据分析法是IBM公司于70年代初的BSP中提出的一种系统化的聚类分析法。功能/数据分析法是通过U/C矩阵的建立和分析来实现的。这种方法不但适用于功能/数据分析,也可以适用于其他各方面的管理分析。例如用此方法我们就曾经尝试过解决岗位职能和人员定编等管理问题,同样取得了良好的结果。另外对于这种方法我们并不陌生,在前面就曾借用它来分析收集数据的合理性和完备性等问题。现在我们再来讨论用它分析新系统的逻辑划分和数据资源的合理分布问题,为下一步的设计工作奠定基础。
5.1 U/C矩阵及其建立
要建立一个U/C矩阵对于一个实际的组织来说不是一件容易的事情。从理论上说要建立U/C矩阵首先要进行系统化,自顶向下地划分,然后逐个确定其具体的功能(或功能类)和数据(或数据类),最后填上功能/数据之间的关系,即完成了U/C矩阵的建立过程,见图208。
5.2 正确性检验
建立U/C矩阵后一定要根据“数据守恒”原则进行正确性检验,以确保系统功能数据项划分和所建U/C矩阵的正确性。它可以指出我们前段工作的不足和疏漏,或是划分不合理的地方,及时地督促我们加以改正。具体说来U/C矩阵的正确性检验可以从如下三个方面进行。
(1)完备性检验
完备性(completeness)检验是指对具体的数据项(或类)必须有一个产生者(即“C”)和至少一个使用者(即“U”),功能则必须有产生或使用(“U”或“C”元素)发生。否则这个U/C矩阵的建立是不完备的。
这个检验可使我们及时发现表中的功能或数据项的划分是否合理,以及“U”“C”元素有无填错或填漏的现象发生。如图208中的第7列数据无使用者,故元素(Y=6,X=7)的“C”改为“U”,等等。
( 2)一致性检验
一致性(uniformity)检验是指对具体的数据项/类必有且仅有一个产生者(“C”)。如果有多个产生者的情况出现,则产生了不一致性的现象。其结果将会给后续开发工作带来混乱。
这种不一致现象的产生可能有如下原因:
①没有产生者-一漏填了“C”元素或者是功能、数据的划分不当。
②多个产生者一一错填了“C”元素或者是功能、数据的划分不独立,不一致,如图208中的第7列和第13列。故元素(Y=6,X=7)和(Y=2,X=13)的“C”应改为“U”等等。
(3)无冗余性检验
无冗余性(non-verbosity)检验即表中不允许有空行空列。如果有空行空列发生则可能出现如下问题:
①漏填了“C”或“U”元素;
②功能项或数据项的划分是冗余的一一没有必要的。如在图208中就没有冗余的功能和数据。
5.3 U/C矩阵的求解
U/C矩阵求解过程就是对系统结构划分的优化过程。它是基于子系统划分应相互独立,而且内部凝聚性高这一原则之上的一种聚类操作。其具体作法是使表中的“C”元素尽量地靠近U/C矩阵的对角线,然后再以“C”元素为标准,划分子系统。这样划分的子系统独立性和凝聚性都是较好的,因为它可以不受干扰地独立运行。
U/C矩阵的求解过程是通过表上作业来完成的。其具体操作方法是:调换表中的行变量或列变量,使得“C”元素尽量地朝对角线靠近,如图2012所示(注意:这里只能是尽量朝对角线靠近,但不可能全在对角线上)。
5.4系统功能划分与数据资源分布
在本书中U/C矩阵的求解目的是为了对系统进行逻辑功能划分和考虑今后数据资源的合理分布。一般说来U/C矩阵的主要功能有如下四点:
·通过对U/C矩阵的正确性检验,及时发现前段分析和调查工作的疏漏和错误 。
·通过对U/C矩阵的正确性检验来分析数据的正确性和完整性。
·通过对U/C矩阵的求解过程最终得到子系统的划分C
·通过子系统之间的联系(“U',)可以确定子系统之间的共享数据。
而这里所要用的主要是后两点。
(1)系统逻辑功能的划分
系统逻辑功能划分的方法是在求解后的U/C矩阵中划出一个个的小方块,如图2013所示。划分时应注意:
·沿对角线一个接一个地画,既不能重叠,又不能漏掉任何一个数据和功能。
·小方块的划分是任意的,但必须将所有的“C',元素都包含在小方块之内。划分后的小方块即为今后新系统划分的基础。每一个小方块即一个子系统。另外特别值得一提的是:对同一个调整出来的结果,小方块(子系统)的划分不是唯一的,如图2013中实线和虚线所示。具体如何划分为好,要根据实际情况以及分析者个人的工作经验和习惯来定。
子系统划定之后,留在小方块(子系统)外还有若干个“U”元素,这就是今后子系统之间的数据联系,即共享的数据资源。我们将这些联系用箭头表示,如图2014所示。
(2)数据资源分布
在对系统进行划分并确定了子系统以后,从图2013是可以看出所有数据的使用关系都被小方块分隔成了两类：一类在小方块以内；一类在小方块以外。在小方块以内所产生和使用的数据,则今后主要考虑放在本子系统的计算机设备上处理。而在小方块以外的数据联系(即图中小方块以外的“U”)。则表示了各子系统之间的数据联系(如图2014所示),这些数据资源今后应考虑放在网络服务器上供各子系统共享或通过网络来相互传递数据。
6新系统逻辑方案的建立
新系统逻辑方案指的是经分析和优化后,新系统拟采用的管理模型和信息处理方法。因它不同于计算机配置方案和软件结构模型方案等实体结构方案,故称其为逻辑方案。
详细地了解情况,进行系统分析都是为最终确立新系统的逻辑方案作准备。所以说新系统逻辑方案的建立是系统分析阶段的最终成果。它对于下一步的设计和实现都是基础性的指导文件。
新系统的逻辑方案主要包括:对系统业务流程分析整理的结果;对数据及数据流程分析整理的结果;子系统划分的结果;各个具体的业务处理过程,以及根据实际情况应建立的管理模型和管理方法。同时新系统的逻辑方案也是系统开发者和用户共同确认的新系统处理模式以及打算共同努力的方向。
6.1新系统信息处理方案
在本章前面各节中已经对原有系统进行了大量的分析和优化,这个分析和优化的结果就是新系统拟采用的信息处理方案。它包括如下几部分:
(1)确定合理的业务处理流程
将2.3节分析的结果在此正式提出来,其具体内容包括:
①删去或合并了哪些多余的或重复处理的过程?
②对哪些业务处理过程进行了优化和改动?改动的原因是什么?改动(包括增补)后将带来哪些好处?
③给出最后确定的业务流程图。
④指出在业务流程图中哪些部分新系统(主要指计算机软件系统)可以完成,哪些部分需要用户完成(或是需要用户配合新系统来完成)?
(2)确定合理的数据和数据流程
将2.4节分析的结果在此正式提出来,其具体内容包括:
① 请用户确认最终的数据指标体系和数据字典。确认的内容主要是指标体系是否全面合理,数据精度是否满足要求并可以统计得到这个精度等等。
② 删去或合并了哪些多余的或重复的数据处理过程?
③ 对哪些数据处理过程进行了优化和改动?改动的原因是什么?改动(包括增补)后将带来哪些好处?
④ 给出最后确定的数据流程图。
⑤ 指出在数据流程图中哪些部分新系统(主要指计算机软件系统)可以完成,哪些部分需要用户完成(或是需要用户配合新系统来完成)?
(3) 确定新系统的逻辑结构和数据分布
将2.5节分析的结果分两部分绘出:
①新系统逻辑划分方案(即子系统的划分)。
②新系统数据资源的分布方案,如哪些在本系统设备内部,哪些在网络服务器或主机上。
6.2 新系统可能涉及到的管理模型
确定新系统的管理模型就是要确定今后系统在每一个具体的管理环节上的处理方法。这个问题一般应根据系统分析的结果和管理科学方面的知识来定。在此无法给出一个预先规定的新系统模型或产生该模型的条条框框。但为了方便读者,我们示意性地给出若干新系统管理模型,以供借鉴和参考。
(1)综合计划模型
综合计划是企业一切生产经营、管理活动的纲领性文件。一个切实可靠的综合计划方案,基本上就奠定了企业生产、经营活动的基础。综合计划模型一般由综合发展计划模型和资源限制模型两大部分组成。到目前为止常用的综合计划模型有:
①综合发展模型主要是用来反映企业的近期发展目标,它包括利税发展指标、生产发展规模等等。一般常用的有:
企业的中长期计划模型。
厂长(或经理)任期目标的分解模型。
新产品开发和生产结构调整模型。-中长期计划滚动模型。
②资源限制模型主要是反映企业现有各类资源和实际情况对综合发展模型的限制情况。常用的限制模型有:
数学规划模型。
资源分配限制模型。
(2)生产计划管理模型生产计划的制定主要包括两方面的内容:第一是生产计划大纲的编制,第二是详细的生产作业计划。它们分别包括如下几方面的内容:
①生产计划大纲的编制主要是安排与综合计划有关的生产量指标。一般来说这部分涉及到:
·安排预测和合同定货的生产任务模型。
·物料需求计划(MRP)模型。
·设备负荷和生产加工能力模型。
·量.本-利分析模型。
·投入产出模型。
·数学规划模型。
②生产作业计划是要具体给出产品生产数量、加工路线、时间安排、材料供应以及设备生产能力荷 平衡等方面。具体方法有:
·投入产出矩阵模型。
·网络计划(PERT)模型/关键路径法(CPM)模型。
·排序模型。
·物料需求模型(MRP)。
·设备能力负荷平衡模型。
·滚动式生产作业计划模型。
·甘特图(GanTT CHART)模型。
·经验方法。
生产计划模型在选定了上述方法以后,根据单位的实际情况还会有很多具体的变化,这需要视系统分析的情况而定。
(3)库存管理模型
库存管理有很多不同的模型,如最佳经济批量模型等。但我们一般常用的却是下面介绍的这种程序化的管理模型。
①库存物资的分类法 据统计分析,一般库存物资都遵循ABC分类规律。即A类物资品种数占库存物资总数的不到10%,但金额数却占总数的约75%;B类物资这两项比例数分别为20%和20%左右;C类物资则为70%和5%,据此建立模型。
所以库存管理首先得确定库存物资的分类以及具体的分类方法。
②库存管理模型
例:把库存量的时间变动曲线画出,根据重定货点和经济定货批量等控制模型。
(4)财会管理模型财会管理模型相对比较固定,确定一个财会管理模型主要有如下几方面:
·会计记账科目的设定(一般第一、二级科目都由国家和各行业/部颁规定,第三、四级由单位自定)。
·会计记账方法的确定(主要是借贷法和增减法)。
·财会管理方法(如计划、决策、调整以及具体的管理措施等等)。
·内部核算制度或内部银行的建立以及具体的核算方法等。
·安全、保密措施以及与其相对应的运行制度和管理方法。
·文档、数据、原始凭证的保存方法与保存周期。
·审计和随机抽查的形式、范围和对账方法等。
(5)成本管理模型
对于成本管理我们应考虑如下几方面的管理方法(或称模型):
①成本核算模型 产品的成本一般由几部分组成,故成本核算也必须考虑两方面的计算问题。
·间接费用分配方法的选取目前常用的方法有完全成本计算方法和变动成本 计算方法。
·直接生产过程消耗部分计算方法的选取目前常用的计算方法有品种法、分 步法、逐步结转法、平行结转法、定额差异法等等。
②成本预测模型 目前常用的有数量经济模型、投入产出模型、回归分析模型、指数平滑模型等等。
③成本分析模型成本分析模型有很多种,一般常用的方法有:
·实际成本与定额成本比较模型。
·本期成本与历史同期可比产品成本比较模型。
·产品成本与计划指标比较模型。
·产品成本差额管理模型。
·量-本-利分析模型。
(6)经营管理决策模型
经营管理决策是一个广义的概念,它涉及企业高层管理人员围绕经营管理目标所进行的所有努力,它包括信息的收集、信息的处理(模型算法等)、决策者的经验、背景和分析判断能力、环境条件的约束限制等多个方面。经营管理决策模型可以说是整个信息系统的核心和最高层次的处理环节,也是企业领导层(决策者)最为关心的内容。
确定一个有效的经营管理决策模型不是一件容易的事情,一般需要同用户(即决策者)在系统分析阶段进行反复的协商来共同确定。其研究的范围包括:
·组织决策体系的研究。-确定适当的决策过程。
·确定收集、处理、提炼对决策有用信息的渠道、步骤和方法。
·确定适当的决策模型,对确定性的决策问题可得到具体的优化模型,对不确定性(半结构化)的决策问题得到的就不是某个具体的数学模型了,而是今后动态地构成这些决策模型的方式,如前面介绍过的模型库系统、知识系统、推理方式等等。
·确定和选择优化解的方式,对确定性问题得到的是唯一的解,但对不确定性 问题得到的是若干不同的解,故必须确定选择和优化解的方式。
·系统支持决策的方式。
·模拟决策执行过程。
·决策评价指标体系的研究以及反馈控制决策系统运行的方式。
(7)统计分析模型
统计分析模型常常是用以反映销售状况、市场占有情况、质量指标、财务状况等方面的综合、总量变化状况。这类模型在信息系统中常用各种分析图形的方式给出,而常用的统计分析方法有:
产品市场占有率分析。
·市场消费变化趋势分析
·产品销售统计分析。
·产品销售额与利润变化趋势分析。
·质量状况及指标分布状况分析。
·生产统计分析。
·财务统计分析。
·企业综合经济效益指标统计分析。
(8)预测模型
预测模型同统计分析模型一样可以广泛地用于生产产量、销售量、市场变化趋势等等方面。常用的预测模型有:
·多元回归预测模型(如一元、二元、......)。
·时间序列预测模型。
·普通类比外推模型等。
6.3 系统分析报告
系统分析阶段的成果就是系统分析报告,它反映了这一阶段调查分析的全部情况,是下一步设计与实现系统的纲领性文件。系统分析报告形成后必须组织各方面的人员(包括组织的领导、管理人员、专业技术人员、系统分析人员等等)一起对已经形成的逻辑方案进行论证,尽可能地发现其中的问题、误解和疏漏。对于问题、疏漏要及时纠正,对于有争论的问题要重新核实当初的原始调查资料或进一步地深入调查研究,对于重大的问题甚至可能需要调整或修改系统目标,重新进行系统分析。总之系统分析报告是一件非常重要的文件,必须非常认真地讨论和分析之。
一份好的系统分析报告应该不但能够充分展示前段调查的结果,而且还要反映系统分析结果一一新系统的逻辑方案,这是非常重要的(特别是后者)。系统分析报告要包括以下内容:
(1)组织情况简述
主要是对分析对象的基本情况作概括性的描述,它包括组织的结构、组织的目标、组织的工作过程和性质、业务功能、对外联系、组织与外部实体间有哪些物质以及信息的交换关系,研制系统工」作的背景如何等等。
(2)系统目标和开发的可行性
系统的目标树是系统拟采用什么样的开发战略和开发方法,人力、资金以及计划进度的安排,系统计划实现后各部分应该完成什么样的功能,某些指标预期达到什么样的程度,有哪些工作是原系统没有而计划在新系统中增补的,等等。
(3)现行系统运行状况
介绍以一些工具(主要是作业流程图、数据流程图)为主,详细描述原系统信息处理以及信息流动情况。另外,各个主要环节对业务的处理量、总的数据存储量、处理速度要求、主要查询和处理方式、现有的各种技术手段等等,都应作一个扼要的说明。
(4)新系统的逻辑方案
新系统的逻辑方案是系统分析报告的主体。这部分主要反映分析的结果和我们对今后建造新系统的设想。它应包括本章各节分析的结果和主要内容:
①新系统拟定的业务流程及业务处理工作方式。
②新系统拟定的数据指标体系和分析优化后的数据流程,以及计算机系统将完成的工作部分。
③新系统在各个业务处理环节拟采用的管理方法、算法或模型。
④与新的系统相配套的管理制度和运行体制的建立。
⑤系统开发资源与时间进度估计。 |
