沟通计划包括决定项目涉及人的信息和沟通需求：谁需要什么信息；什么时候需要；怎么获得。虽然所有的项目都需要沟通项目信息，但信息需求和传播方式差别很大。确认涉及人的信息需求和决定满足需求的适当方式是项目获得成功的重要因素。

对于大多数项目，沟通计划的大部分工作作为项目前期阶段的一部分来完成。然而本过程的结果在项目进行中应时常被复查和修订（如有需要）以确保持续的应用性。

沟通计划常常与组织计划紧密联系在一起，因为项目的组织结构对项目沟通要求有重大影响。

沟通计划输入（inputs to communication planning）

1. 沟通要求。沟通要求是项目涉及人信息需求（information requirements）的总和。需求结合信息类型和格式定义。信息的类型和格式在信息的数值分析中必须的。项目资源只有通过信息个沟通才能获得扩展，信息使项目成功，缺乏沟通会导致失败。项目的资源应当花费并且仅能花费在沟通信息上。决定项目沟通通常所需要信息有：

• 项目组织和项目涉及人责任关系；
• 涉及项目的纪律，行政部门、专业；
• 项目所需人员的推算以及应分配的位置；
• 外部信息需求（例如，同媒体的沟通）。

2. 沟通技巧。在项目的基本单位之间来回传递信息，所能使用的技术和方法可能差异很大：从简短的谈话到长期的会议；从简单的书面文件到即时查询的在线的进度表和数据库。可能影响项目沟通的技术因素有：

• 信息需求的即时性--项目的成功是取决于即时通知频繁更新的信息，还是通过定期发行的报告已足够？
• 技术的有效性（the availability of technology）--已到位的系统运行良好吗？还是系统要作一些变动?
• 预期的项目人员配置--计划中的沟通系统是否同项目参与方的经验和知识相兼容？还是需要大量的培训和学习？
• 项目工期的长短(the length of project)--现有技术在项目结束前是否已经变化以至于必须采用更新的技术？
• 制约因素。制约因素是限制项目管理小组做出选择的因素。例如，如果需要大量地采购项目资源，那么处理合同的信息就需要更多考虑。当项目按照合同执行时，特定的合同条款也会影响沟通计划。
• 假设因素。对计划中的目的来说，假设因素是被认为真实的确定的因素。假设通常包含一定程度的风险。他们可在本处确定，或者他们也可是风险识别过程的输出。

沟通计划的工具和方法（tools and techniques for communication planning）

1. 项目涉及人分析(stakeholder analysis)。为了对项目涉及人的信息需求和信息资源形成一种系统的和符合逻辑的观点以满足需求，应对多种多样项目涉及人的信息需求加以分析。此种分析应考虑那些适合于项目且能提供所需要信息的方法和技术。应注意避免在不需要的信息和不适合的技术上浪费资源。

2. 沟通计划的输出

沟通管理计划（communications management plan）。沟通管理计划是一个文件，它提供：

收集和归档的结构（a collection and filing structure），详细规定用来收集和贮存各类信息的方法。采用的过程应涵盖对以前已公布材料更新和纠正收集和发送。

发送结构(a distribution structure)，详细的规定信息（状况报告、数据、进度、技术资料等）将流向谁那里，和使用什么方法（书面报告、会议等）来发布各类信息。此种结构必须与项目组织图表（the organization chart）定义的责任和报告关系兼容。

被发送的信息的说明，包括格式(format)、内容(content)、详细级别(level of details)、使用的协议/定义(conventions/definitions)。

产品进度(product schedules)，显示每种类型的沟通什么时候产生。

在排定的沟通(scheduled communications)中检索信息的方法。

随着项目的进展，修订和提炼沟通管理计划的方法。
根据项目的需要，沟通管理计划可以是正式的或非正式的，可以是详细的或提纲式的。沟通管理计划是整个项目计划的一个附属部分。