[摘要] 在实际软件项目管理中,阶段性的收尾管理工作往往不被大家重视,其实阶段管理收尾工作也是非常重要的。本文从阶段评审,文档记录等方面来阐述软件项目管理中阶段收尾管理的重要性。

[关键词] 软件项目管理 收尾管理 阶段管理

随着计算机和信息产业的发展,软件产品的规模也是越来越庞大,随着软件规模的扩大,软件人员的增加,软件项目管理的复杂性增大,各个软件企业都意识到将项目管理的理念引入到软件开发活动中,开始对开发过程进行有效的管理,又所谓“IT项目管理”或“软件项目管理”。软件项目管理就是为了使软件项目能够按照预定的成本、进度、质量的顺利完成而对成本、人员、进度、质量、风险等进行分析和管理的活动。随着软件开发规模及开发队伍的逐渐增大,软件开发活动不再是像过去的几个开发人员就可解决的事情,它需要使用开发规范或开发流程控制来约束每个开发人员、测试人员和维护人员的工作,以保证每个项目组成员按开发计划及进度准时、保质完成自己的任务。软件项目管理的各个过程主要包括:需求管理,范围管理,任务分解,规模估算,成本管理,进度计划,质量计划,配置管理计划,风险计划,文档管理,团队建设,跟踪控制,收尾管理,项目结束。项目收尾管理作为项目结束前的最后管理工作也显得及其重要,一般包括合同收尾和管理收尾两部分。合同收尾就是项目管理人员与客户对照合同一项项的核对,审核是否完成了合同所要求的内容,是否达到合同所提出的指标或条件,也就是我们通常所讲的客户验收;管理收尾就是对于项目组内部,把做好的项目文档、代码、与客户交流的文件等归档保存,对项目中遇到的问题及解决方法、有效的创新技术进行及时地总结,对外宣称项目结束,转入维护期,把相关的产品说明及技术文档转到维护组。

一、阶段收尾管理

软件项目结束的状态:

1.正常结束。2.提前结束。3.延期结束。4.暂停。5.取消(因变更或不可完成)。软件开发是一项复杂的系统工程,牵涉到各方面的因素,在实际工作中,经常会出现各种各样的问题,甚至面临失败。而如何总结、分析失败的原因,得出有益的教训,这对一个公司来说,则是今后项目中取得成功的关键。

以前会听说过这样的项目:客户验收后,项目活动就随之收场,项目资料没有认真归纳总结,不是束之高阁就是缺失不全。但是当新项目启动时,面对新的项目问题,项目组成员才发现:其实这类问题以前也遇到过,但是却无法找到相应的解决方案资料,只好再投入人力、时间甚至金钱来重新经历一遍!为什么相同的问题会重复出现?究其根源,是因为缺少项目总结,也就是说没有做好项目收尾工作。那么是不是我们只能等到项目结束或收尾时才能开始进行项目总结、文档保存的工作呢?当然不是。在软件项目管理的各个阶段,我们都可以做收尾管理工作,也就是阶段收尾管理工作。

二、阶段收尾管理的重要性

在实际软件项目管理中,阶段性的收尾管理过程和工作往往不被大家重视,其实阶段性的收尾管理工作也是非常重要的。阶段收尾管理工作的重要性主要体现在如下几个方面:

1.进度管理中的里程碑。每个项目都是由若干个相对独立的任务链组成的,软件项目也是如此。只有在任何一条任务链都已经优化的基础上,才可能进行系统的全面的优化,因此,保证每条任务链的效率是整个项目进度完成的前提和基础,只要能保证里程碑事件的按时完成,整个项目的进度也就有了保障。那么我们在里程碑点都来做些什么呢?

在计划好的阶段管理工作中,收集项目的最新信息和数据,并将这些数据与项目计划进行比较,来判定项目的阶段效率,进度是提前了还是落后了?成本是在控制中还是超支了?质量是否符合要求?客户对阶段工作结果满意么?及时总结经验与教训,同时及时发现项目存在的或潜在的问题,以便近早采取纠正措施,这就是阶段管理工作中的收尾管理,所以说阶段收尾管理是进度中的里程碑,是整个项目进度优化的前提和基础。

2.沟通管理中的契机。沟通是保持项目顺利进行的润滑剂。与传统项目相比,软件项目具有较高的技术含量和较大的风险。参与软件项目建设的用户并不都是软件开发专家,他们具有丰富的业务经验,但是很少能了解软件开发的技术,随着项目工作进程的深入,就会有许多新的问题出现,与客户的及时有效沟通更显得尤为重要。软件项目是客户和用户共同面对的项目,只有双方的积极参与才能促进项目的成功,而只有进行有效的项目沟通管理才能确保用户的积极参与。一个阶段的项目工作完成后,与客户一起就前一段时间的工作进行总结和检查是十分必要的。一方面可以及时了解客户对项目工作的满意程度,及时统计、分析客户对项目的意见,为下一阶段工作的顺利进行提供了保障。另一方面有些因工作繁忙未能及时签署的文件,也尽快找客户给予签字确认。当双方出现纠纷时,只有双方签字的文字记录才是最有用、最有说服力的证据。

3.收尾管理的基础。一个项目阶段的工作刚完成时,项目组成员都保留着最新的阶段记录,如阶段文档或最新的代码版本,这个时候收集起来是非常容易的。时间久了,随着人员的变动或者项目的需求变更,有些项目成员可能离开了项目组,那时再去收集他们保存的文档资料就非常困难了,甚至有些记录永远也找不到了。好多大的软件开发项目跨几年的时间,项目经理可能已经换了几任,客户的项目主管也换了几位,最后项目收尾管理时的文档收集、总结的工作,就是在阶段收尾管理的基础上来确保每个阶段的文档、资料都能按时完整地保存、归档。只有阶段管理收尾提供的数据信息越真实、越准确,才能保证在项目最终收尾时客观评定项目的绩效,总结的经验教训和文档资料才有真正借鉴的价值。总而言之,作为一个好的项目经理,一定要重视进度中的里程碑事件,抓住与客户沟通的契机,做好项目阶段工作的总结收尾工作。如何做好这些工作呢?也就是要做好项目阶段管理收尾工作。阶段收尾管理工作是保证项目成功的重要管理手段,它和项目的其他工作一样,应该纳入项目计划并按计划落实。

参考文献:

朱利娜:软件项目管理的思考[N].平原大学学报,2007年,第24卷2期