前面已经介绍了提高效率和控制风险对于成本控制的重要性， 而在本文开始的时候我也讲到了“对内的项目规划”跟“对外的项目规划”完全是天上地上的区别，相信到这里，大家应该也能感悟到了吧。

成本控制是 “对内的项目规划”的极其重要的一环，所以本文介绍的项目规划管理主要还是以实现有效的成本控制为目的，至于“卖得好”，这个环节可能更重要，但是要靠一篇文章来教会，起码我还没有这个本领，而且我本身不是搞销售的，所以还是讲讲自己熟悉的环节。

接下来，就开始按照我们公司的经验来开始谈谈怎么进行有效的项目规划管理，当然也会提到怎么真正去提高效率与控制风险。

在我们公司，对于项目规划管理，跟很多公司一样，一开始也要进行初步计划，确定一下这个项目要实现的各个大小目标，预计时间、资源和成本，并为可能发生的风险做预估。不过稍微有点跟其他公司不一样的是，我们是用一个工具（TechExcel的项目规划管理工具DevPlan）来管理项目规划的整个过程的，所以我们一般没有项目规划书之类的文档，而是直接打开工具就可以看到这个规划。（见下图）

为什么在实际工作中做调整最难呢？答案其实也很简单，变数太多！再好的规划也无法预测到以后会发生的事情，哪天突然停电了，哪天地震了，哪天员工生病了，你能想得到啊？！既然无法想象得到，我们就得在发生时随时做调整，调整资源，调整时间，甚至增减项目。

当然，地震也未必有的，所以大家也放宽心，员工请个假也正常，其他人帮忙顶顶，或者到时周末加个班，这些都是可以解决的，最最最重要很难解决的是什么知道吗？就是我们怎么来判断一个事情对项目的影响程度，也就是我怎么来知道现在要不要加人减人，要不要延期，要不要加钱，如果不需要，那什么时候应该做这些事情。

很多时候，我们都是在项目快要完成的时候才意识到这种问题，不过那个时候已经来不及了，延期是必定了，甚至客户不想买了，损失就可能很大了。 所以我们需要提前意识到这类问题，从而提前解决掉。这个就是我们当初决定用TechExcel DevPlan的一个最最最重要的原因！（大家有没有听说过蝴蝶效应这个理论，一只蝴蝶在西半球震动了一下翅膀，可能导致东半球刮台风，为什么呢，蝴蝶震动了一下翅膀，会导致周围空气发生变化，这块空气的变化可能就会影响旁边地方的空气变化，就这样一块接一块地发生连锁影响，最后就导致了台风的生成。 由此可见，如果一个员工某一天迟到了或者请假了，都可能导致严重的事情发生，如果能够预见到可能发生的结果，那是多么有意义！）

其实这个问题也是很多公司都有的问题，即使你的设计再精彩，开发再出色，测试再专业，只要中间出了些问题，且没有来得及解决好，那就什么都没用！ 那这个问题能不能解决呢，怎么解决呢？当然，答案还是很清楚，肯定是YES，不过有些网友还是想知道细节，所以还是来稍微说明一下吧：

一般出问题的时候，我们可以来分析一下原因是什么，客户临时决定要加几个功能，领导拍板说要做，设计以为很简单，开发也很快做好，测试发现了很多这个功能影响很大，发现了很多问题，所以导致开发需要花很大精力去修Bug，最后其他功能也没完成好，再最后，时间到了，产品没出来。

是谁的问题呢？都有问题是吧，客户你就不该加这几个功能，呵呵（哼，不做不给钱）；老板呢，你老是这样拍板（客户要的，我得给）；设计人员总是说很简单，不会有影响（的确好像挺简单的啊）；开发总是考虑得太少相关功能（也不是我没考虑全，时间就这点，我还得做其他活了）；测试人员总是爱找Bug（我爱Bug，我爱Bug）。。。。。。，呵呵，其实谁都没有问题，那问题在哪里呢？

问题在于，我还需要多点时间，或者多点人力。可是谁也没提，如果当初客户要加功能的时候，老板可以争取多点时间，如果开发接到活的时候，多要点时间或者人手，如果测试拿到Build以后，根据Bug情况也要求一些额外资源，想必这个项目起码能稍微好一点，即使最后还是延期了，起码是在大家已经早就预料到的情况下了。

我们以前也经常碰到这种事情，在用了DevPlan系统以后，这种事情已经大大减少了，因为在DevPlan中，很多可能会影响到人力，时间和成本的因素，都会有自动预警机制，使得你可以早做调整，去增加人力或者增加时间，相应的，这个项目规划图就会实时进行更新，领导们也能随时看到这种情况，而且通过关键路径或者基线（Baseline）的比对，管理层可以很清楚得知道这个项目会不会延期，会不会超支等。

也许有人还不太明白DevPlan如何实现预警功能的，这个我之前也不明白，后来问了TechExcel的何工后才稍微了解了一下，原来由于DevPlan可以与软件开发的其他环节的管理软件（TechExcel DevSuite解决方案的其他几个产品，我们公司也买了）无缝集成，共享信息，而那些产品，比如需求管理工具（DevSpec），开发管理工具（DevTrack），测试管理（DevTest），报工管理工具（DevTime），文档管理工具（KnowledgeWise），都是管理着最直接的产品开发工作，也就意味着能获得最精确的工作数据，比如这个功能预计要做多少时间，实际用了多少时间；按照当前的工作效率，剩下的功能还需要多少时间完成；加了这个功能，可能会影响多少的时间；测试最近几周发现严重Bug的趋势如何；之前的成本投入情况怎样，按照现在趋势，未来一段时间的成本会有多少。。。。。。所有这些数据都是非常精确的数据（甚至可以精确到个人在项目开始以来花了公司多少成本，做了多少功能，修了多少Bug，工作效率是否一直很好还是有所下降），然后这些数据可以在DevPlan被调用到，DevPlan再根据这些数据通过一定的算法就会得出项目调整的预警，比如知道了测试最近提交Bug的数量趋势，就会决定是否安排更多开发去修或者是延长时间；知道了这个新功能加入后预计完成所需时间，就可以提醒老板是否跟客户说一下延长一下交货时间；知道了这个员工同时在做几个功能，工作量已经超负荷了，需要减负或者加人；知道了有人马上要修婚嫁了，就得派其他人接手一下。。。。。。

就这样子，基本上能解决现在碰到的大部分问题，当然不同公司有不同的流程，也许有的公司还不能照搬这个方式，不过我对这个系统还不是很熟，也许还有其他功能，以后慢慢研究。

上面简单的讲了一下，大家应该稍微了解了我们公司在项目规划管理方面的流程了吧，主要也就是先建立初步规划，然后再根据实际数据来调整规划，说简单也简单，管理人员只要每天看看有没有预警，再分析分析一些报表就可以了；说难么也难，员工每天的工作都得真实地记录在系统中，这样子才能得到真实的数据来供DevPlan分析。

TechExcel的项目上马初期（那个时候还没开始用DevPlan，只是启用了他们的其他几个工具，DevSpec和DevTrack），大家还有点不适应，因为要记录很多的数据，每天上下班时间啊，请假时间，每天干什么活啊，花了多少时间啊，任务精确完成时间啊，都得在系统中记录， 一开始觉得太花时间，很影响工作效率，到后来 DevPlan上马以后，才发现，当初记录的数据是多么的有用，虽然不能说是100%，但是还是能预测到大部分趋势的，所以一直到现在，项目基本上都能开展得顺利，一般也都能在可控的范围下完成。

我们公司现在用 DevPlan 大约同时管理着十几个项目的进行，这些项目除了计划时间不一致外，其它都是共享着着整个公司的资源的，主要是人力与文档系统，对于人力资源，这里要提一句，很多做项目的公司，其实各个项目人力是分开的，所以各个项目自己算各自的资源很好算，但是我们公司的话，有些时候，同一个人力，会同时在不同的项目进行工作，所以要算人力的话，得同时分析几个项目中的情况，而且这些项目可能时间段什么的都不是一样的，这种情况以前的话用微软Project就很难分析到底这个人现在是否有工作压力，现在在DevPlan里就可以很好的发现。

当然，预测或者说分析，有些风险真的很难想到，特别是那些跟软件或者技术一点都不搭嘎的东西，就像上面说的地震，呵呵，不过这个稍微夸张点了，但是实际工作还是会存在着很多这样那样无法预测的问题了，我们之前也特别咨询过 TechExcel 的蔡总和何工，当然得到的结果也是能想到的，的确很难预测这种风险对于项目的破坏性，只能最大程度上做些警告工作，比如说这个那个项目，可能有这种风险，管理人员做任何决策时需要注意，这种风险会有不同的风险等级，以让领导们有所重视。

讲到这里其实也差不多讲完了项目规划管理，我自己都觉得讲得比较简单，毕竟这一块接触得不多，不好意思了。

不过之前好像还留下两个问题还没回答了是吧，如何提高工作效率与如何控制风险，对于控制风险，我上面做的介绍，其实大部分都算是风险控制的，风险控制无非就是这么几种，超期风险，超支风险，质量风险，人员流失风险，通过DevPlan的预警机制和几个报表分析，我们可以最大程度避免或者使风险损失减少到最少。

而对于提高工作效率而言，项目规划管理需要涉及到，所以也是很重要的一环，但是这个不像控制风险那样可以通过第三方的工具来帮忙实现大部分，因为他涉及到了人的管理，对于人的管理其实是最难的，这个想必大家都可以理解，老板当然也能“理解”。目前在人方面提高工作效率的方法也无非就是这么几种，一种是提高福利，加工资啊，发奖金，经常有活动，有培训，有完善的医保等；第二种就是能力考核+优胜劣汰来刺激员工自己的进步；第三种的话，还可以提高部门与部门间，员工与员工间的协同工作效率来间接增加员工的工作效率。

对于第一种方法而言，只能期望大家找一个好公司一个好老板了，呵呵，而对于第二种方法和第三种方法呢，我想大部分公司应该都挺希望把它们用好，不过我相信我们公司在这两个地方用得特别好，上面不是介绍了我们可以从系统中得到很多实际工作的数据吗，比如QA这些时间提交Bug的质量与数量趋势等，我们通过这些实际的数据，就可以来进行能力考核，开展优胜劣汰，由于是相对精确的数据，所以一般员工都是很接受这种考核方式的。而对于协同工作而言，现在用的TechExcel的系统本身就是一个大的平台，各个部门在一个平台上工作，共享很多数据，所以协同工作效率就特别高，而且还能跟其他OA软件，像Outlook，Word等做无缝集成，工作效率倍增。

好了，该讲的也讲好了，项目规划管理介绍就此结束，欢迎大家拍砖！

（全文完）