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引言
项目管理作为一门新兴学科从诞生到现在已经半个多世纪了,目前已被广泛应用于各行各业。企业的竞争力很大程度上决定于项目管理。项目经理作为项目领导者起着关键的作用。
简而言之,项目经理的职责是组织和领导项目团队在限定的时间内利用有限的资源完成符合质量规范的一项任务,具体包括了计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以实现项目的目标。
对于一些复杂的项目,项目经理不仅需要具备非常丰富的专业知识、财务知识,更需具备全面的人力资源管理的素养。目前国内外对项目管理中如范围管理、进度管理、成本管理和质量管理等方面已有相当系统的研究,
而对项目人力资源管理方面,尤其是项目经理的领导力方面的论著不多。本文着重讨论项目经理所需具备的领导力素质,及其领导风格如何影响项目团队及项目的运行。企业可以通过评估项目经理的领导力素质,
选拔合格的项目经理,同时通过培训的手段培养潜在的项目经理人选,是有积极意义的。
1 项目经理的领导力素养
项目经理作为项目团队的关键人物,其作用和地位的重要性是肯定的,对项目成员和整个项目成败的影响力也是勿容置疑的。项目经理是一个非常难当的角色。
首先,一些相对复杂的项目往往是跨专业、跨部门,有时也是跨地区的,需要项目经理具备非常丰富的专业知识,来计划、组织、控制、协调项目组的工作。但往往项目经理不是也不可能是每个领域的专家。
其次,项目成员多是从职能部门临时抽调来完成一个特定的项目的,人员背景、资历各不相同,这大大增加了项目经理管理的难度。
由此可见,项目经理作为项目的领导人决定其成功管理的关键不仅仅在于他掌握了多少的专业知识或是多少的资源,而更在于其领导力水平的高低,在于他如何组织一个高效的、稳定和谐的项目团队,为项目的成功提供保障。
项目经理的领导力素养概括来说可以分为四类,即:认识自我的能力、认识环境的能力、自我管理的能力及影响他人的能力。我们可以把它们集合成一个简单的模型。
认识自我的能力是基础,有了较高的认识自我的能力才能培养自我管理的能力和认识环境的能力,才能最终达到影响他人,即项目团队成员的目的。
下面详细描述四类领导力的特点和表现方式。
1·1认识自我的能力
(1)认识自我的情绪。项目经理在整个项目运行过程中在进度、成本、质量等方面不断受到来自内部员工、主管和外部客户的挑战,可以说一直处于压力之下。这时,项目经理需要非常清醒地认识到自己的情绪状态,从而更好地管理好他们情绪。
认识自我情绪的能力大致可分为以下几个级别:
①忘了自己的感觉,有时为自己对他人的行为感到惊讶;
②能注意到自己情绪的发生、情绪的状态,尤其在强烈的情感,如愤怒、恐惧、失望等;
③知道为什么会产生情绪,理解产生情绪的原因,尤其是了解产生强烈情绪的导火线;④理解这些情绪对本人及他人产生的影响和结果,并能够预料到。
级别1至4表现了对自我情绪认识由浅而深的过程。
(2)自信心。是指充分相信个人完成一项任务的能力。它也可以分为几个级别:
①经常犹豫不定,表现出焦虑情绪,无条件服从权威人物;项目经理博客
②在一般环境下可以自信地表达自己,能够独立地工作;
③相信个人的能力,勇于打破规则去争取积极的成果,在必要的时候清楚地阐明自己的观点;
④能够表达对他人的不同意见,在合适的场合下勇于挑战权威;
⑤能够自信地邀请他人挑战和批评自己的工作方法,欢迎他人建设性的批评。级别1至5表现了自信心由低而高的程度。
(3)分析性思考。是指通过分解问题至可操作的具体步骤来理解一种状态或一个问题能力。项目经理经常会遇到复杂的情况或问题,这时便需要采用逻辑的、系统的方法去获取信息,分析表面问题下隐藏的一些暗示等。其能力的高低也可以分为几个级别:
①能感知问题,却不能把问题分解成几个部分从而找到最好的办法;
②能把问题分解成几部分,但不能感知问题的重要性和优先程度;
③能分解问题,感知简单的因果关系,或识别各方案的优缺点,能从问题的重要性程度决定他们的优先顺序;
④可以把复杂问题分解成小的子任务,能够识别复杂的因果关系,分析不同子任务的内在联系,预计可能的困难并提前想到下一步计划;
⑤采用不同的方法把复杂问题细化成子任务,用多种分析方法得出多个方案,权衡每个方案的价值,选出最优方案。
(4)概念性思维。是指运用创新的、归纳性或概念性推理的方法识别多个事件或任务的模式或内在联系的能力。
其能力的高低可以分为几个级别:
①不能用以往的经验来联系当前情况并识别两者的明显关联或相似性;
②可以采用简单的原则、直觉和过去的经验来识别问题;
③能注意到当前情况相似于过去的一种情况,识别其相似性;
④通过编辑关键数据信息把复杂情况表述成清楚的、简单易解的情况;⑤在不相关联领域的复杂的信息中发明创造一种新的方法或概念来识别有价值的内在联系。
通过以上四个方面对自我认识能力的阐述之后,可以看到,自我认识不是件简单的工作,它体现了自我认识的能力,每个人的能力高低不同。其中级别高低的设置也为项目经理们提供了自我评估的工具及个人努力的方向,是非常有用的工具。
1·2自我管理的能力
项目经理在具备了一定程度的认识自我的能力之后,接下来是要提高自我管理的能力,相较认识自我只是一种理解认知而言,自我管理则是一种行为、一种行动,它所产生的后果会直接作用在团队成员身上,会对项目的运行效率和质量产生直接的影响。自我管理大致包括:
(1)自我控制。是指保持对破坏性的情绪和刺激的控制。它可以避免因一时冲动导致不合适的行为,进而破坏团队成员的关系,阻碍项目的顺利开展。学会自我控制是成为一名优秀的项目经理的必备素质。
从程度来分也可分为如下几个级别:
①失去控制,当受到外部刺激时,不计后果冲动的情感爆发只会使事情变得更糟;
②表现出克制,能控制自己的情绪与感情,抵制不合宜的冲动;
③冷静地反应,尽管受到刺激,感情激动,仍可以冷静地做出考虑周到的反应;
④让他人冷静,尽管自己也激动,当他人情绪高涨时仍可以劝导他人冷静。
(2)主动性。是指一种行为偏好,具备主动性的经理人往往提前考虑到所需
采取的措施:
①等待被告知,在行动前会等待不必要的指令,不能发现和掌握机遇;
②马上行动,认识到眼前的形势,立即采取措施克服困难;
③在危急中迅速决断地采取行动;
④提前一段时间,预料一些不太明显的情况,来创造机会或避免问题;
⑤提前很长时间,采取长期性的措施来创造机会或避免问题。
(3)信息的获取。它是指在周围环境中发现或搜索一些相关人或事方面的信息。信息的获取是项目经理收集反馈、调整计划、协调项目成员间关系的先决条件,作为项目经理不应该坐等信息,而应该主动去获取,如通过定期不定期的与团队成员之间的交流,建立一个稳定的获取可靠、充分的信息的系统,并且过滤出对项目有影响的信息,采取针对性的措施。
项目经理获取信息的能力也有高低不同,如下列出不同层次的能力:
①只能被动地收到有限的信息;
②向直接或间接参与项目的人员询问遇到的困难;
③在询问时总是挖掘并试图找到问题发生的原因,与有经验的非直接参与人员商讨;
④在有限时间内,通过各种可利用的资源,如项目成员的经验、报纸、杂志、网络或竞争对手等途径获取最有价值的信息;
⑤建立个人获取信息的系统和方法去获取稳定的、持续性的信息,如安排定期正式的与关键团队成员的会议,不定期地走近团队成员,参与他们的技术讨论等。
(4)创新。是指通过尝试一些新事物来改进个人和团队的表现。由于每个项目通常都不一样,我们在参考以往经验的同时必须尝试一些新的方法、措施,一成不变的照搬是不可行的。
项目经理可以利用自己的团队成员的经验,用创新性的思路去尝试新的方法和措施。
1·3认识环境的能力
认识环境的能力就其本质而言是对其所处的工作、生活环境的一种认识、理解能力。与自我认识类似,较自我认识更进一层,提高解读周围环境的能力对于项目经理而言是必不可少的一门技能。可以从几方面来注意:
(1)以客户为导向。它是指理解客户的需求,始终把寻求达到或超越客户期望作为工作的目标。项目经理在理解客户需求时应从大处着眼,要看得远,要符合公司发展的远景,这样才能预期客户将来的需求,达到或超越客户期望的目标,并建立与客户间的长远的合作伙伴关系,赢得客户的信任和尊重。可分为如下几个层次:
①不承担责任满足客户需求,不愿向客户做出承诺,有时把事情推给他人,经常说的一句话“我会尽力的,但不保证……”。作为项目经理一定要避免类似的情况发生;
②能够向客户提供迅捷的服务,承担责任,解决客户的问题;
③能够主动寻求客户的反馈来改进服务的质量;
④采用不同的方法通过不同的途径来了解和理解客户潜在的需求,提供客户超出期望值的服务;
⑤提前预期客户将来的需求,建立基于相互尊重的合作关系,向客户提供建设性地建议并赢得客户的信任,有时为了长远的合作关系牺牲自己短期的利益。
(2)感情移入。是指愿意并且能够理解他人感受的能力。具备这种能力,会大大加强项目经理影响和领导团队成员,同时更多地了解客户的需求和关注。可以把它分成7个层次来理解:
①不能感知到或理解他人的感受;
②给予时间倾听他人说话;
③用肢体语言表明自己在认真倾听,并让对方感觉到;
④在倾听时能够发现对方的肢体语言,理解对方的情绪以及关心的问题;
⑤交谈时欣赏对方不同的观点,并且提出问题找出引起不同观点的原因;
⑥仔细倾听他人的观点,并且能够理解其背后的暗示;项目经理圈子
⑦理解他人潜在的情绪、动机和关心的问题。
(3)认识组织。是指了解并利用组织内部的权利关系来更好地工作。项目经理对组织理解的程度与其工作年限、经验有关,也与项目经理本人平时的观察、了解有关,更与其学习分析有关。
如下由浅而深地分析了不同的层次:
①只利用官方的组织结构渠道来工作;
②在需要时可以用非官方的渠道做事情,知道如何在组织内找到可以提供帮助的人;
③理解企业文化,了解组织内有代表性的做事方法;
④理解组织内不同的利益团体及其做事方法,用最适当的办法做好事情;
⑤了解潜规则,掌握影响组织的多方面的影响力,如当前的、历史的、社会的、经济的和政治的影响力。
1·4影响他人的能力
前三个章节讨论了认识自我、自我管理和认识环境,其中自我认识和认识环境属于理解力的范畴,自我管理是基于认识自我与环境后而付诸的行动。本章节讨论的影响他人也是一种行动,与前三者密切相关。
影响他人的能力是项目经理作为项目领导人必须具备的一种素质,它是调动团队成员积极性、培养有潜质的接班人,创造高效、和谐团队的保障。从具体表现方面来看,有以下几类:
(1)以员工发展为导向。主要指关心团队成员个人的发展、个人工作积极性和学习情况。项目经理若坚持以员工为导向的模式工作,将极大地激发成员的积极性,提高员工技能,团队工作效率提高,保证项目的顺利完成。
长远来说,可为企业培养更多潜在的接班人,项目经理本人也有机会获得更好的提升机会。
可分为如下几个层次:
①忽略他人,对他人做错事时一味进行批评,更愿意自己把事情做了,而不是给与他人机会去尝试;
②鼓励员工参与制订个人发展计划,解释个人发展对公司的价值并公开强调其重要性,对取得进步的员工进行表扬,积极参与和支持发展计划;文章
③给予反馈,用成功的案例指导他人如何更好地工作,提供学习实践的机会,然后给出建设性的反馈;
④提供发展机会,制造并使用个人发展机会来培养人才,帮助发展他们的潜力;
⑤相信他们会取得成功,授权给员工并信任他们承担责任,包括从失败中学习,愿意承担一定的可控的风险来鼓励他们的创造性。
(2)影响力。是指正面说服、激励他人,使之信服并向组织目标努力工作的能力。项目经理在运作项目过程中会遇到许多不能预见的挑战,在一定程度上会动摇项目成员取得最后成功的信心。
这种信心的动摇会导致成员情绪的波动,工作效率的降低,有时主动退出项目团队。项目经理须具备非常强的说服力和引导力,激励员工面对困难,树立迎接挑战的决心,同时树立公司美好的前景。
项目经理的个人魅力可以加强其影响力。可以分为
如下几个层次来理解:
①只依赖于职位的权利,如惩罚、奖金、岗位提升机会来说服成员继续努力工作;
②采用积极的思考方法来分析各类信息,如具体案例的数据、图表和逻辑性的辩论来说服他人;
③用他人听得明白的符合其利益的方法来交谈并取得他们的支持;
④能预计积极影响他人和团队的结果,有时用生动活泼的语言或行为来加深对他人印象;
⑤多层次地说服他人取得支持,如借助第三方或专家来说服他人做事。
(3)求变能力。是指项目经理激励和警示团队适应变化需求,更好地完成工作的能力。项目经理在碰到一些无法预计的难题时,原先的法规、流程无法解决时,需要果断地打破现状来满足需求。它可以分为五个层次来理解:
①项目经理不能感知组织中变化的需求;
②能够公开描述变化的需求,但不能给出特定的细节;
③尽管不能描述变化应该是怎样的,但能够公开阐述某一方面变化的需求;
④可通过简化、修改或重新定义原先的规则,来清晰地定义变化后的景象,并传递信息给受变化影响的人员,确保实施行动的发生;
⑤通过比较变化后的理想状态来公开挑战现状,增加危机感来促进和加强变化的发生,如向组织中落伍的人员施压来保证变化的实施。
2 结语
领导力的四个方面:认识自我的能力、自我管理的能力、认识环境的能力和影响环境的能力,每一方面展开成多种具体的表现形式。
项目经理的专业技能是和学历背景、工作经验直接相关的,毫无疑问是项目管理的要素,但是更多的柔性的管理技能是帮助项目经理取得成功的关键。
本文所介绍的四大类领导力是项目经理在日常工作中通过观察、学习、思考和实践得以培养的,这就为企业和个人带来了积极的意义:
①建立一个科学的项目经理领导力评估系统。每一类型的能力基本上分为四至五个级别,通过三重评估,即项目经理个人评估、项目成员对项目经理的评估和主管对项目经理的评估,进行综合评估,如结果有大的分歧,以项目成员的评估为主要依据;
②项目经理通过评估,了解本人的技能水平和差距,为将来的发展提供了明确的方向;
③企业通过对项目经理或有潜力的员工的评估,挑选最胜任的项目经理或培养出更优秀的项目经理和其他管理者;
④此外,企业由此可以创造良好的人才培养的环境,建立一个高效的、和谐和稳定的团队,符合企业的长远利益。
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