UML软件工程组织

项目管理的质量对技术性文件有着直接的影响，这个事实经常被项目经理甚至是技术作者所忽视。这篇文章探讨的范围是项目管理和技术性文件之间关系中所交叉的部分。在项目工作的进程之中里了解这些关键的问题可以帮助你改善技术性文件的质量和效力。

给项目制定一个计划

如果项目工作缺少一个项目计划而辗转不前时，技术性文件将会遭受影响。一个不遵循计划的项目就会导致风险的存在，其中的原因包括：

在产品已经开发出来或是已经处在良性的开发过程之后在技术和商业方面的返工要求。这些要求也许确实能够实现，但是缺乏来自用户的正式的要求将会在今后带来麻烦。
在产品已经开发出来或是已经处在良性的开发过程之后在功能规范上的返工。这些规范经常是质量保证和其他用途所必需的，但也许还是会缺乏用户的关注。

其它影响技术性文件的项目计划的元素还包括：

与用户联系的不足，导致开发团队对用户的情况，用户的商业活动和开发工作背后的商业原因没有真正的了解。
漠视任何类型的软件开发生存周期。

技术性文件并不能对计划的缺乏做出补偿，但它却可以帮助一个陷入麻烦的项目复活。这种利用技术性文件做出弥补的方法将会延长项目的时间进度，但是这对项目很有好处，可以降低一些风险并巩固项目总体的产出。

工作过程和Gantt图表不符

当项目工作的时间进度不准确或不可行时，即使富有经验的技术智囊和技术作者也会感到备受挫折。一些被技术专家所吹捧的技术性文件开发和管理的方法从成本上来讲是不可行的，而那些牺牲了文件的质量制定出来的最后期限也是这样，他们会导致公司内部团体受到挫折，而最终使外部用户受到挫折。结果是：带来一堆成本方面的问题。在为你的项目工作安排技术性文件元素时可以考虑下面的内容：

让项目工作分派的技术作者帮助对文件的时间进度进行计划。
编写工作并不是一项瞬间能够完成的过程，它更像编码，分析和其他相关的开发工作那样有着他们自己的工作过程和进度的要求。最好是与项目工作之中分派的技术作者合作来最大化他们的利益。
如果时间进度很紧张，制定一个绝对需要文件化的内容的优先顺序，使用户可以采用这个产品。

对于一个技术性编写项目的典型细分包括：

学习软件和其他基础的研究时间，例如文件工作所需要的技术和相关事务。
专门的编写时间。
专门的编辑时间。特别是拷贝编辑和对风格，明确性和其他事务的编辑。
对文件的技术准确性进行复查的专门时间。即使在技术作者对技术的准确性很有保证的情况下，你仍然需要在项目工作的时间安排之中加入少量的复查时间来回顾技术性文件。
将文件以一种格式输出而最终交付给用户的生产时间，不论这个格式是打印形式还是电子形式。如果你使用一个外部打印机来实现文件的打印，那么你就需要更多的时间来确保第三方的打印机能够产生硬盘拷贝文件。
文件工作的障碍
有没有这样一个产品它不能被文件化？很多的人都会回答“没有”。然而，不成熟的用户界面和应用软件工作流程会使文件工作变得更加困难，因而会影响到工作的时间进度。
用户界面的原型化和其他的过程可以确保一个一致用户体验和流程，这样文件化工作就会容易得多，而且可以给用户带来可用性的增强。

允许充分的预热时间

技术作者需要充分的预热时间来熟悉掌握那些要文件化的产品的情况。预热时间相对来讲是取决于技术作者的，这里是项目经理可以为那些开始一个项目工作的技术作者提供支持的一些事情：
- 提供对必要的硬件和软件设施的完备的使用权，使得技术作者不用耗费时间来等待项目工作所需要的设备。
- 确保提供必要的系统访问权，用户名和密码，使得技术作者可以进入他们需要文件化的系统。
给技术作者留出充分的预热时间不只是一个学习曲线的问题，而是要让各种资源就位，使得技术作者在完成他们的工作期间出现尽可能少的停滞期，可以解决他们坐在位子上等待那些官僚人员给他们提供所需要的资源的问题。

文件的复查

技术作者在他们做出的文件之中都会有一些技术的准确性的问题，这通常就需要有技术方面的复查人员来复查文件工作。这种复查工作的时间需要被计算到整个的项目时间进度之中，其中包括：
- 为技术人员，项目经理和其他复查人员检查文件工作而制定的时间。
- 技术作者对文件工作加入修订版本的时间。
项目经理和技术作者能够融洽相处吗？

在一个软件开发项目之中的技术性文件成分确实需要来自技术作者的投入来保证高质量的技术性文件。项目经理和技术作者之间的合作关系可以帮助公司获得更好的软件设计所带来的利益（由于作了文件化）和更好的客户支持。那些不会致电客户支持的用户就像你的公司在银行里的存款一样有价值。

来源：ZDNet China