系统切换是指从一种处理方法改变到另一种处理方法的过程。用计算机辅助的企业管理信息系统一般都是在现行的手工管理系统基础上建立起来的，因此必须协调新旧系统之间的关系，否则将造成紊乱与中断，损害经济效益。

一、数据准备

新系统运行前要进行数据准备。准备系统基础数据所需要的时间，很大程度上根据系统切换的类型来确定。

对已有的计算机系统上的文件转换可通过合并和更新来增添和扩展文件。将手工处理的数据录入到计算机系统的外存上是最费时间的转换。若是将一个普通的数据文件转换到数据库中去往往需要改组或重建文件，较为费时。

二、系统文档准备

系统调试完以后应有详细的说明文档供人阅读。该文档应使用通用的语言说明系统各部分如何工作、维护、和修改。系统说明文件大致可分以下三类：

1.系统一般性说明文件

用户手册：给用户介绍系统全面情况，包括目标和有关人员情况。

系统规程：为系统的操作和编程等人员提供的总的规程，包括计算机操作规程、监理规程、编程规程和技术标准。

特殊说明：随着外部环境的变化而使系统作出相应调整等，这些是不断进行补充和发表的。

2.系统开发报告

系统分析说明书：包括系统分析建议和系统分析执行报告。

系统设计说明书：涉及输入、输出、数据库组织、处理程序、系统监控等方面。

系统实施说明：主要涉及到系统分调、总调过程中某些重要问题的回顾和说明；人员培训、系统转换的计划及执行情况。

系统利益分析报告：主要涉及系统的管理工作和职工所产生的影响，系统的费用、效益分析等方面。

3.系统说明书

整个系统程序包的说明

系统的计算机系统流程图和程序流程图

作业控制语句说明

程序清单

程序实验过程说明

输入输出样本

程序所有检测点设置说明

各个操作指令、控制台指令

操作人员指示书

修改程序的手续，包括要求填表的手续和样单

4.操作说明

(1)系统规程 系统总的规程，包括系统技术标准、编程、操作规程、监理规程等。

(2)操作说明 系统的操作顺序，各种参数输入条件，数据的备份和恢复操作方法以及系统维护的有关注意事项。

(3)系统的操作顺序，各种参数输入条件，数据的备份和恢复操作方法以及系统维护的有关注意事项。

三、人员培训

为了使新系统能够按预期目标正常运行，对用户人员进行必要的培训是在系统转换之前不可忽视的一项工作。

管理信息系统是一个人机系统，它的正常运行需要很多人参加工作，将有许多人承担系统所需输入信息的人工处理过程，以及计算机操作过程。这些人通常来自现行系统，他们熟悉或精通原来的人工处理过程，但缺乏计算机处理的有关知识，为了保证新系统的顺利使用，必须提前培训有关人员。

需要进行培训的人员主要有以下三类：

1．事务管理人员

新系统能否顺利运行并获得预期目标，在很大程度上与这些第一线的事务管理人员（或主管人员）有关系。因此，可以通过讲座、报告会的形式，向他们说明新系统的目标、功能说明系统的结构及运行过程，以及对企业组织机构、工作方式等产生的影响。对事务管理人员进行培训时，必须做到通俗、具体、尽量不采用与实际业务领域无关的计算机专业术语。例如，可以就他们最关心的以下问题展开对话：

（1）计算机管理信息系统能为我们干些什么

（2）采用新系统后，我们和我们的职工必须学会什么新技术？

（3）采用新系统后，我们的机构和人员将发生什么变动？

（4）今后如何衡量我们的任务完成情况？

大量事实说明，许多管理信息系统不能正常发挥预期作用，其原因之一就是没有注意对有关事务管理人员的培训，因而没有得到他们的理解和支持。所以，今后在新系统开发时必须注意这一点。

2．系统操作员

系统操作员是管理信息系统的直接使用者，统计资料表明，管理信息系统在运行期间发生的故障，大多数是由于使用方法错误而造成的，如图7－3－1所示。所以，系统操作员的培训应该是人员培训工作的重点。

图7－3－1 软件故障的原因

对系统操作员的培训应该提供比较充分的时间，除了学习必要的计算机硬、软件知识，以及键盘指法、汉字输入等训练以外，还必须向他们传授新系统的工作原理、使用方法，简单出错的处置等知识。一般来说，在系统开发阶段就可以让系统操作员一起参加。例如，录入程序和初始数据，在调试时进行试操作等等，这对他们熟悉新系统的使用，无疑是有好处的。　

3．系统维护人员

对于系统维护人员来说，要求具有一定的计算机硬、软件知识，并对新系统的原理和维护知识有较深刻的理解，在较大的企业和部门中，系统维护人员一般由计算机中心和计算机室的计算机专业技术人员担任。对于系统维护的具体内容，将在本章下一节中讨论。

有条件时，应该请系统维护人员和系统操作员，或其他今后与新系统有直接接触的人员，参加一个或几个确定新系统开发方针的讨论会，因为他们今后的工作将与新系统有直接联系，参加这样的会议，有助于他们了解整个系统的全貌，并将给他们打好今后工作的基础。

对于大、中企业或部门用户，人员培训工作应列入该企业或部门的教育计划中，在系统开发单位配合下共同实施。

四、设备安装

系统的安装地点应考虑系统对电缆、电话或数据通讯服务、工作空间和存储、噪音和通讯条及交通情况的要求。

计算机系统的安装应满足以下两个要求：

使用专门的地板，让电缆通过地板孔道，连接中央处理机及各设备，保证安全。

提供不中断电源，以免丢失数据。

五、系统切换

为了保证原有系统有条不紊的、顺利转移到新系统，在系统切换前应仔细拟定方案和措施，确定具体的步骤。

系统的切换方式通常有三种，如图7－3－2所示。

1．直接切换

直接切换就是在原有系统停止运行的某一时刻，新系统立即投入运行，中间没有过渡阶段。用这种方式时，人力和费用最省，使用与新系统不太复杂或原有系统完全不能使用的场合，但新系统在切换之前必须经过详细调试并经严格测试。同时，切换时应做好准备，万一新系统不能达到预期目的时，须采取相应措施。直接切换的示意图如图7－3－2所示。 (a)。

图7－3－2 系统切换的方式

2．平行切换

平行切换就是新系统和原系统平行工作一段时间，经过这段时间的试运行后，再用新系统正式替换下原有系统。在平行工作期间，手工处理和计算机处理系统并存，一旦新系统有问题就可以暂时停止而不会影响原有系统的正常工作。切换过程如图7－3－2（b）所示意。

平行切换通常可分两步走。首先以原有系统的作业为正式作业，新系统的处理结果作为胶合用，直至最后原有系统退出运行。根据系统的复杂程度和规模大小不同，平行运行的时间一般可在2～3个月到1年之间。

采用平行切换的风险较小，在切换期间还可同时比较新旧两个系统的性能，并让系统操作员和其他有关人员得到全面培训。因此，对于一些较大的管理信息系统，平行切换是一种最常用的切换方式。

由于在平行运行期间，要两套班子或两种处理方式同时并存，因而人力和费用消耗较大，这就要时实现周密做好计划并加强管理。

3．分段切换

这种切换方式是上述两种方式的结合，采取分期分批逐步切换。如示意图7－3－2（c）。一般比较大的系统采用这种方式较为适宜，它能保证平稳运行，费用也不太大。

采用分段切换时，各自系统的切换次序及切换的具体步骤，均应根据具体情况灵活考虑。通常可采用如下策略：

(1) 按功能分阶段逐步切换。首先确定该系统中的一个主要的业务功能，如财务管理率先投入使用，在该功能运行正常后再逐步增加其它功能。

(2) 按部门分阶段逐步切换。先选择系统中的一个合适的部门，在该部门设置终端，获得成功后再逐步扩大到其它部门。这个首先设置终端的部门可以是业务量较少的，这样比较安全可靠，也可以是业务最繁忙的，这样见效大，但风险也大。

(3) 按机器设备分阶段逐步切换。先从简单的设备开始切换，在推广到整个系统。例如对于联机系统，可先用单机进行批处理，然后用终端实现联机系统。对于分布时系统，可以先用两台微机联网，以后再逐步扩大范围，最终实现分布式系统。

总之，系统切换的工作量较大，情况十分复杂。据国外统计资料表明，软件系统的故障大部分发生在系统切换阶段，如图7－3－3所示。这就要求开发人员要切实做好准备工作，拟定周密的计划，使系统切换不至于影响正常的工作。

图7－3－3 故障发生时间

此外，在拟定系统切换计划时，应着重考虑以下问题：

(1) 系统说明文件必须完整；

(2) 要防止系统切换时数据的丢失；

(3) 要充分估计输入初始数据所需的时间，对管理信息系统而言，首次运行前需花费大量人力和时间输入初始数据，对此应有充分准备，以免措手不及。例如，对于一个5 000纪录的库存数据库，如果每条纪录含200个字符的描述信息，就意味着有1 000 000字符必须通过键盘进入磁盘，即使操作员以每小时8 000个字符输入速度，对于一个规模较大的系统，输入初始数据所需时间也是非常可观的。